Área Responsable

Área de Informática / Tecnología

Periodicidad

Tres (3) veces al año
Meses programados: Marzo, Julio y Noviembre

Tipo de Procedimiento

Mantenimiento preventivo programado de equipos de cómputo institucionales.

1. Objetivo

Establecer un procedimiento estandarizado para la ejecución del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo utilizados dentro de la organización, con el fin de garantizar su correcto funcionamiento, prolongar su vida útil y reducir la probabilidad de fallas operativas que puedan afectar la productividad de los usuarios.

Este procedimiento también busca mantener los equipos actualizados, seguros y en condiciones óptimas de operación dentro de la infraestructura tecnológica de la empresa.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todos los equipos de cómputo utilizados dentro de la organización, incluyendo:

• Computadores de escritorio

• Computadores portátiles

• Estaciones de trabajo administrativas

• Equipos asignados a áreas operativas

• Equipos utilizados en salas de reuniones o áreas compartidas

El mantenimiento será ejecutado por el Área de Informática, quien será responsable de planificar, ejecutar y registrar las actividades realizadas.

3. Responsables

Área de Informática

Responsable de:

• Planificar el cronograma de mantenimiento.

• Coordinar con los usuarios la disponibilidad de los equipos.

• Ejecutar las actividades de mantenimiento preventivo.

• Registrar las intervenciones realizadas en la plataforma de mesa de ayuda basada en HESK Help Desk Software.

• Informar a los usuarios sobre recomendaciones o hallazgos técnicos.

Usuarios de los Equipos

Responsables de:

• Facilitar el acceso a los equipos en las fechas programadas.

• Realizar copias de seguridad de información importante si se les solicita.

• Reportar cualquier anomalía detectada durante el proceso de mantenimiento.

4. Frecuencia del Mantenimiento

El mantenimiento preventivo se realizará tres veces al año en los siguientes meses:

• Marzo

• Julio

• Noviembre

Estas fechas pueden ajustarse dependiendo de las necesidades operativas de la organización o por recomendaciones técnicas del área de informática.

5. Actividades del Mantenimiento Preventivo

El mantenimiento preventivo contempla actividades tanto a nivel hardware como software, con el fin de garantizar el correcto funcionamiento de los equipos.

5.1 Revisión Física del Equipo

Durante esta etapa se realiza una inspección general del estado físico del equipo.

Actividades:

• Verificación del estado del gabinete o chasis del equipo.

• Revisión de cables de energía y conexión.

• Verificación del estado del teclado, mouse y periféricos.

• Revisión de conexiones de red.

• Verificación del estado del monitor.

En caso de detectar daños físicos, se deberá registrar la observación en el ticket correspondiente.

5.2 Limpieza del Equipo

La limpieza preventiva ayuda a evitar problemas de sobrecalentamiento y acumulación de polvo en los componentes.

Actividades:

• Limpieza externa del equipo.

• Limpieza de teclado y mouse.

• Limpieza de rejillas de ventilación.

• Limpieza interna del equipo (cuando aplique).

• Eliminación de polvo acumulado en ventiladores y componentes internos.

Esta actividad se realiza utilizando herramientas adecuadas para mantenimiento de equipos electrónicos.

5.3 Revisión de Componentes Internos

Cuando el tipo de equipo lo permita, se realizará una revisión básica de los componentes internos.

Actividades:

• Verificación del estado de la memoria RAM.

• Revisión de unidades de almacenamiento.

• Verificación de ventiladores y sistema de enfriamiento.

• Revisión de tarjetas de expansión.

Si se detecta alguna anomalía, se registrará para evaluación posterior.

5.4 Optimización del Sistema Operativo

El mantenimiento también incluye la revisión del estado del sistema operativo y su desempeño.

Actividades:

• Eliminación de archivos temporales.

• Revisión de programas instalados.

• Eliminación de software innecesario.

• Optimización del arranque del sistema.

• Verificación del uso de recursos del sistema.

Esto permite mejorar el rendimiento general del equipo.

5.5 Actualización del Sistema

Para mantener la seguridad y estabilidad del equipo, se revisará que el sistema operativo y las aplicaciones se encuentren actualizadas.

Actividades:

• Instalación de actualizaciones del sistema operativo.

• Actualización de controladores (drivers).

• Verificación de actualizaciones de software corporativo.

5.6 Revisión de Seguridad

El mantenimiento incluye la revisión de los mecanismos de seguridad del equipo.

Actividades:

• Actualización del software antivirus.

• Ejecución de análisis de seguridad.

• Verificación de configuraciones de protección del sistema.

• Revisión de posibles amenazas o software malicioso.

5.7 Verificación de Copias de Seguridad

Cuando el equipo almacene información relevante, se verificará que existan mecanismos adecuados de respaldo de información.

Actividades:

• Confirmar que los usuarios utilicen las ubicaciones de almacenamiento institucional.

• Verificar sincronización con sistemas de respaldo o almacenamiento en red.

6. Registro del Mantenimiento

Cada intervención de mantenimiento deberá quedar registrada dentro del sistema de mesa de ayuda basado en HESK Help Desk Software.

El registro deberá incluir:

• Identificación del equipo intervenido.

• Usuario responsable del equipo.

• Fecha de ejecución del mantenimiento.

• Actividades realizadas.

• Observaciones o hallazgos técnicos.

• Recomendaciones para el usuario.

Este registro permitirá mantener un historial técnico del estado de los equipos.

7. Gestión de Hallazgos

Si durante el mantenimiento se detectan problemas que requieran intervención adicional, se deberá:

1. Registrar el hallazgo en el ticket correspondiente.

2. Informar al usuario responsable del equipo.

3. Evaluar la necesidad de mantenimiento correctivo.

4. Programar las acciones necesarias para la solución del problema.

8. Recomendaciones para los Usuarios

Para facilitar el proceso de mantenimiento se recomienda a los usuarios:

• Mantener ordenado su entorno de trabajo.

• Evitar la instalación de software no autorizado.

• Reportar cualquier comportamiento inusual del equipo.

• Permitir el acceso al equipo en las fechas programadas.

Estas acciones contribuyen a mantener el buen estado de los equipos y a optimizar su rendimiento.

9. Seguimiento del Procedimiento

El Área de Informática será responsable de revisar periódicamente la ejecución de este procedimiento con el fin de:

• Garantizar que todos los equipos reciban mantenimiento preventivo.

• Identificar patrones de fallas en los equipos.

• Evaluar la necesidad de renovación tecnológica.

El seguimiento permitirá mantener la infraestructura tecnológica en condiciones óptimas para el desarrollo de las actividades de la organización.